Pricka Konto är uppbyggd på avstämningsgrupper som i sin tur innehåller konton. Vill ni stämma av flera bokföringskonton i en avstämningsgrupp kan man namnge detta till något annat än exempelvis 1930.
För att skapa en ny avstämningsgrupp går ni in på ”Enheter, avstämningsgrupper och konton” och klickar på ”Lägg till” under texten ”Avstämningsgrupper”.
Ni får då möjlighet att namnge avstämningsgruppen och i den högra dialogboxen får ni möjlighet att skapa upp konton som skall ingå i denna avstämningsgrupp.
OBS: Tänk på att ni behöver lägga till detta i alla era enheter, och om ni enbart vill lägga till den i ett bolag se till så ni står i rätt bolag i bolagsträdet.
Avstämningsgruppen kan innehålla obegränsat antal med konton. Det typiska är dock att te x ett huvudbokskonto och ett bankkonto där de två sidorna som stäms av är just huvudbok och bank (Bankavstämning) eller enbart ett huvudbokskonto där de två sidorna som stäms av är Debet och Kredit.
Kontonamnen som anges i avstämningsgruppen är viktiga. De måste ha exakt samma nummer som ingår i importen som ska användas för att importera värden till detta konto. Står det 193300 i importen från huvudboken så ska det också stå det som kontonamn. Samma sak gäller bankkonton.
När man har lagt till de kontona som ska stämmas av är det dags att registrera öppna transaktioner och saldo. Klicka på knappen "Registrera Öppna Transaktioner/Saldo".
I detta läge lägger man till det ingående saldot på kontona samt eventuella öppna poster. Om man vill inleda avstämningen från och med den 1 Mars till exempel så ska man ta reda på vad det ingående saldot var den 1 mars och ange detta:
Detta är för att Pricka Konto ska kunna hålla koll på saldot på kontot. Saldot i Pricka ska stämma överens med det som anges i ekonomisystemet och på banken. Anges inget här så börjar kontona på 0 vilket om det inte är ett nytt konto sannolikt inte stämmer överens med verkligheten.
Notera att man vänder tecken på beloppet på Banksidan detta för att gruppen ska "gå i noll"
Den post vi skapade med texten "Diff mot huvudbok" kommer att finnas med i avstämningsgruppen som en öppen post.