Att stämma av (eller att pricka) transaktioner automatiskt är en av de stora styrkorna med Pricka Konto. Denna sida beskriver hur de automatiska avstämningsreglerna sätts upp och vilka alternativ man kan sätta för att få till bäst resultat.
För att skapa eller redigera avstämningsregler. Gå in under inställningar och välj "Automatiska Avstämningsregler"
Du kommer nu till denna skärm:
1. I navigeringsträdet till vänster väljer ni avstämningsgrupp. Siffran inom parentes till höger om namnet avser antalet befintliga regler som ligger på avstämningsgruppen.
2. När du har markerat en avstämningsgrupp kan du skapa en ny regel eller redigera en befintlig.
3. Man kan även skapa eller redigera Standardregler. Dessa regler sätts upp för att sedan kunna "delas ut" till flera avstämningsgrupper.
4. Automatisk avstämning kan köras i bakgrunden i samband med importer om man har aktiverat bakgrundskörningar i Pricka konto. Man trycker då på "Visa Bagkgrundsjobb Inställningar" och markerar de avstämningsgrupper vars regler man vill ska köras i bakgrunden per automatik.
5. Det finns möjligheter att kopiera samt att importera och exportera regler. Detta är användbart när man skapar flera liknande regler eller ska använda en regel till flera avstämningsgrupper. I supportsyfte kan detta också vara användbart.
När du väljer att skapa en avstämningsgrupp är det första man ska välja Avstämningstyp och Transaktionsförhållande/Summeringstyp. Vi kommer här att gå igenom dessa
Avstämningstyp:
Bokföring och Bank
Denna väljs när man vill stämma av bokföringstransaktioner mot banktransaktioner. Bokföringstransaktionerna är då på vänster sida och banktransaktionerna på höger sida.När man sätter upp avstämningsgruppen anger man vilket (eller vilka) konto(n) som ska vara bank och bokföring
Debet och Kredit Inom Konto
Denna väljs när man vill stämma av transaktioner inom ett konto. Dvs inte mellan bank och bokföring.
Debettransaktionerna är då på vänster sida och kredittransaktionerna på höger sida.
Summa
Summan av en eller flera transaktioner ska matchas mot samma negativa summa. Det kan vara på både bokföring eller banksidan (Man kan dock sätta Bokföring/Bank som obligatorisk). Istället för matching av texter på bokföring och bank eller Debet och Kredit är det begrepp 1 och/eller begrepp 2 som ska matchas. När man väljer denna ändras valen i listan under till Summeringstyp med valen "med eller utan datumkontroll" och om bokföring och bank ska tas till hänsyn.
Trans.förhållande (Gäller Avstämningstyp"Bokföring och bank" och "Debet och Kredit Inom Konto" ):
En mot en:
Detta är den mest grundläggande typen av Avstämningsregel. Samma belopp av en transaktion matchas på bank (Kredit) och bokföring (Debet) Så om samma summa förekommer på bank och bokföring så kan de matchas mot varandra.
En mot en Lika många Trans. På Båda Sidor
Med denna ska det förekomma lika många transaktioner på bägge sidorna med samma summa. om det finns till exempel 2 st transaktioner med 50 kr på ena sidan så måste det även förekomma två stycken med 50 kr på den andra sidan.
En mot en - Endast Unika Belopp
Med denna ska det förekomma en transaktion på bokföringssidan (Debet) som ska matcha mot en transaktion på banksidan men enbart unika belopp. Så om det förekommer 2 st transaktioner med 50 kr på bägge sidorna kommer de inte att tas med. Men om det enbart finns 1 transaktion på varje sida med 50 kr kommer de att tas med.
Flera mot en:
Med denna ska det förekomma flera transaktioner på bokföringssidan (Debet) vars summa ska matcha mot en transaktion på banksidan (Kredit)
En mot flera:
Med denna ska det förekomma flera transaktioner på bokföringssidan (Debet) vars summa ska matcha mot en transaktion på banksidan (Kredit)
Flera Mot Flera:
Med denna ska det förekomma flera transaktioner på bokföringssidan (Debet) som ska matcha mot flera transaktioner på banksidan.(Kredit)
"Superregel"
En Summaregel utan datumkontroll kallas för "superregel" eftersom det går väsentligt fortare att köra. Detta eftersom det inte utförs någon datumkontroll alls och endast Summan som ska stämma på bägge sidorna (plus och minus) enligt den begrepp som skall stämmas av. I nedanstående exempel ska till exempel alla transaktioner som har samma Referens vara 0 oavsett datum.
Stäm av med Belopp Avvikelse
Om ni vill tillåta avvikelser för beloppet på avstämningsregeln ställer ni in detta här:
Man kan här ange om den tillåtna avvikelsen är ett maxvärde för både det positiva och negativa värdet (förvalt). En viss procentsats tillåtet för det positiva eller negativa värdet. Samt ett max positivt eller negativt värde (Intervall).
Checkboxen "Behåll Information Från Senaste Transaktionen" innebär att den avvikelsetransaktion som skapas ska innehålla informationen från den senaste transaktionen (senaste datum) som ingick i avstämningen av just de transaktionerna.
Datumavvikelse
För att ställa in vilka datumavvikelser mellan transaktioner som är godkända ställer du in detta här:
Det finns här en del val som även påverkas av vilken typ av avstämning du väljer:
Stäm Av på "Date2-"Koliumnen istället för "Date1"
Gör att de datum som tas hänsyn till kommer från fältet Date2 istället för standard. Detta kan vara önskvärt i fall där fler datum än endast transaktions eller bokföringsdatum är av intresse. Tex Valutadag.
Stäm av med Max Avvikelse
I situationer med många transaktioner och där en större avvikelse mellan datumen är önskvärd kan avstämningen snabbas upp genom att bocka i denna. From version 2.5.0 av Pricka konto är denna ibockad per default.
"Avancerade Inställningar"
Bockar du i "Avancerade Inställningar" får du möjlighet att ange datumavvikelsen mer specifikt. Om det till exempel de transaktioner som ska matchas på banksidan måste infalla inom x dagar efter bokföringen.
Du kan även ställa in tillåten avvikelse inom bokföringen och banken under "Avvikelse Inom Buntar". Här ställer ni in de tillåtna intervallen inom varje "bunt" (Bokföring/bank) som är tillåtna i avstämningen.
Denna Graf förklarar hur datumen fungerar med avancerad datumavvikelse
| Bokföring/Debet | Bank/Kredit | |
| 2 | 2 | bank 2 dagar efter i tiden |
| 0 | 2 | bank 0-2 dagar efter i tiden |
| -2 | -2 | bank 2 dagar före i tiden |
| -2 | -1 | bank 1-2 dagar före i tiden |
För den eller de sidor som ska innehålla flera transaktioner kan man även ange en tillåten differens inom buntarna. Dvs om en huvudbokstransaktion ska stämmas av mot flera banktransaktioner kan man här ange hur många dagar som får skilja.
Verifiera texter
Här sätter du upp inställningar för övriga fält som inte är Belopp eller datumrelaterade. Till exempel kostnadsställe eller referensnummer eller övriga texter som ska stämmas av utifrån vissa kriterier.
När du vill matcha en viss text finns det en del alternativ att välja på:
Innehåller, börjar med, slutar med är ganska självförklarande.
Lika innehåll/Lika numeriskt innebär att transaktionerna som ska matchas ska ha ett liknande innehåll.
Är Lika innebär att transaktionerna som matchas ska vara exakt lika.
Om man vill matcha Debet mot kredit eller bank mot bokföring eller begrepp 1 mot begrepp 2 och innehållet ska vara samma på bägge sidorna ska man bocka i "Lika" knappen i mitten
Men för att genomföra lite mer avancerad matching används ofta Regex, reguljära uttryck. Regex är en sekvens tecken som ska specificera ett mönster. För att läsa mer om Regex och hur det kan användas i Pricka Konto: Läs här!