Periodhantering P2

 Periodhanteringen hittar du genom att välja Perioder i menyn till vänster.

Översikt över perioder

I den övre delen visas de perioder som finns upplagda. För varje period visas bland annat:

• Status – visar hur stor del av periodens avstämningar som är slutförda.
• Enheter – antal enheter som ingår i perioden.
• Stängda enheter – antal enheter som har stängts för perioden.
• Sovande enheter – antal enheter som är markerade som sovande.
• Summa saldon – det sammanlagda saldot för perioden.
• Summa saldon utan exkluderade – saldot när konton som har exkluderats från avstämningen räknats bort.
• Specificerat saldo – den del av saldot som har specificerats.
• Ospecificerat saldo – den del av saldot som återstår att specificera.
• Alla uppgifter – totalt antal uppgifter som hör till perioden.
• Slutförda uppgifter – antal uppgifter som har slutförts.

Klicka på en period för att se status för de enheter som ingår i perioden.

Enheternas status

När du markerar en period visas Enheter status i den nedre delen av sidan.

Här kan du följa arbetet per enhet och bland annat se:

• hur stor del av avstämningen som är klar,
• enhetens totala saldo,
• saldo utan exkluderade konton,
• specificerat och ospecificerat saldo,
• antal uppgifter och slutförda uppgifter,
• om enheten är stängd och i så fall av vem.

Det gör det enkelt att snabbt identifiera vilka enheter som är färdiga och var det fortfarande finns avstämningar eller uppgifter kvar att hantera.

Status

Statusen visas både i procent och som antal färdiga avstämningar i förhållande till det totala antalet.

Exempel:

14 % (2 av 14) innebär att 2 av enhetens 14 avstämningar/uppgifter är slutförda.

På periodnivå summeras statusen för samtliga enheter som ingår i perioden.

Specificerat och ospecificerat saldo

Kolumnerna Specificerat saldo och Ospecificerat saldo ger en ekonomisk bild av hur långt avstämningsarbetet har kommit.

Specificerat saldo visar saldo som har specificerats i P2, medan Ospecificerat saldo visar den del som ännu inte har specificerats.

Tillsammans med statusen kan dessa värden användas för att snabbt bedöma hur långt arbetet har kommit för perioden eller en enskild enhet.

Hantera en period för en enhet

Till höger om respektive enhet finns funktioner för administration av perioden. Vilka funktioner som är tillgängliga beror på användarens behörighet.

Här kan du bland annat hantera perioddata och periodens status för den aktuella enheten.

Var försiktig med funktioner som tar bort eller återställer information, eftersom de kan påverka det arbete som redan har gjorts i perioden.

Stänga en enhet

När avstämningsarbetet för en enhet är färdigt kan enheten stängas för perioden.

En stängd enhet betraktas som färdig för perioden och kolumnen Stängd av visar vem som har genomfört stängningen.

I periodöversikten kan du samtidigt se hur många av periodens enheter som är stängda.

Arbeta med flera enheter

Kryssrutorna till vänster om enheterna kan användas för att markera en eller flera enheter. Det gör det möjligt att utföra tillgängliga periodåtgärder för flera enheter samtidigt.

Tips

Använd periodöversikten som en kontrollvy under bokslutsarbetet. Genom att kombinera Status, Ospecificerat saldo, Slutförda uppgifter och Stängda enheter får du snabbt en bild av både hur långt arbetet har kommit och vilka enheter som behöver ytterligare åtgärder.

Åtgärder för en enhet

Till höger om varje enhet finns ett antal ikoner med funktioner för den valda enheten och perioden.

Hämta periodens underlag

Genom att klicka på den rosa lådan skapas en ZIP-fil med periodens samtliga underlag.

ZIP-filen innehåller även de bilagor som finns i perioden.

Kurslista

Via dollartecknet kan du skapa och hantera en kurslista för perioden.

Kurslistan används för att räkna om saldon i utländsk valuta till företagets redovisningsvaluta.

Öppna eller stäng perioden

Via hänglåset kan du öppna eller stänga perioden för den aktuella enheten.

Vi rekommenderar att en period stängs när arbetet med perioden är avslutat. Perioden behöver inte ha status 100 % för att kunna stängas.

En stängd period kan vid behov öppnas igen via samma funktion.

 Radera perioden

Via papperskorgen kan perioden raderas för den aktuella enheten.

När du klickar på papperskorgen visas först en bekräftelseruta, så att perioden inte raderas direkt av misstag. En stängd period kan inte raderas.

Kontrollera alltid att perioden verkligen ska tas bort innan du bekräftar raderingen.