En av de två absolut viktigaste bitarna i Pricka Bokslut är Kontoplanen. Kontoplanen innehåller information och begrepp som är centrala för systemet.
Viktigt att veta om kontoplanen är att den är unik för varje aktuellt bolag och aktuell period! All info om rollfördelning, periodicitet etc, sparas bara i aktuell period, och påverkar inte eller uppdaterar inte, systemet bakåt i tid.
För att komma åt Kontoplanen. Välj rätt bolag och tryck på Administrera period och välj sedan Kontoplan.
OBS: Är Administrera Period släckt, de vill säga ej klickbar. Vänligen kontrollera så att ni av misstag har stängt perioden eller gått in i en stängd period.
Detta är fönstret för kontoplansinställningar. Kolumn ”Avstämningsgrupper” (1) kan innehålla ett eller flera konton, som syns i exemplet ovan ligger det alltså bara ett konto (1010) i avstämningsgruppen (1010). Man kan alltså lägga flera konton (eller kostnadsställen) i en avstämningsgrupp. Det är med andra ord en avstämninggruppsplan vi ser.
Det finns 3 typer av mallar (2) i systemet.
Bokföring – Debet / Kredit
Bank – Bokföring / Bank
Extern – Bokföring / Reskontra
Valuta kan kopplas till en avstämningsgrupp (3), vi hanterar kurslistan i ett eget avsnitt.
RP(4) avser rapporteringsperiodicitet, vilket kan väljas 1=varje månad, 2=varannan månad, 3=kvartalsvis, 4=tertial, 6=halvår, 12=årsbokslut. Det går också att välja 0, vilket möjliggör att välja en helt egen periodicitet.
PL(5), innebär att man kan koppla på Prioritetsnivåer, som kan datum sättas i inställningarna för periodscheman. Det finns prioritetsnivåer från 1 till 5.
DRZB(6), är en inställning som kan avgöra om kontot/avstämningsgruppen behöver stämmas av om saldot är 0 eller inte.
4Ö(7), är en inställning som avgör om kontot/avstämningsgruppen behöver stämmas av och godkännas av olika personer. Denna inställning styrs beroende på om perioden är inställd på fyraögonprincip eller inte. Om du är osäker så ska periodinställningen kontrolleras för att se om denna inställning gäller eller inte.
Innehållet i fileterrutan (8) gör det möjligt för användarna att filtrera i Att göra - Flik vilket kan vara bekvämt om man har många olika typer av konton att stämma av.
Klassbeskrivning(9), Gruppbeskrivning(10) bör hämtas från kontoplanen i ekonomisystemet och används för rapportdesign och vid arkivering
(13) RL=Risknivå är en inställning kan sätta ett regelverk på bl. a. hur gamla poster får vara som ligger i den avstämningsgruppen
(12) Instruktionsknappen ger dig möjligheten att lägga in instruktioner för hur ett konto ska stämmas av, se bild nedan. Instruktionen kommer man alltså åt när kontot ska stämmas av genom att klicka på knappen ”Instruktioner” i avstämningsvyn Inställningen görs från kontoplanshanteraren. Instruktionen kan sparas i databasen, eller på en nätverksenhet. Ladda upp filen med knapparna
(13) ”Lägg Till” gäller såväl avstämningsgrupp som konto, och det går som sagt att ha flera konton i samma avstämningsgrupp. (14) (15) (16) och (17) beskrivs nedan.
Kontoplansimport från Excel
Ni kan med hjälp av en Excel fil importera in uppgifter om era konton direkt in till Pricka Bokslut. Den mallen når ni här, klicka sedan in på Bricka Bokslut och välj ”Kontoplansmall Import_PB.xlsx”.
Ni kan med hjälp av kommentarerna på varje rubrik få hjälp med vad som ska skrivas in i varje kolumn
OBS: En av sidorna i mallen avser ett Exempel och är skyddat för redigering.
Ni kan även med knappen Exportera kontoplan(15) exportera er nuvarande och göra ändringarna och sedan importera kontoplanen till detta eller ett annat bolag
Roller
Till varje kontoplan hör en rollfördelning.
En rollfördelning uppdateras kontinuerligt. Ni kan alltså därför ändra Avstämmare och Godkännare mitt i ett Bokslut.
Notera att detta är samma meny som man kommer till om man trycker på "Roller Saknas varningsknappen"
